FAQ

Account aanmaken

1. Meld je aan, klik op PAYPRO TOOL of ga naar https://form.payproservices.be
2. Vul je gegevens in
3. je zal een activatie code krijgen via mail, vul die in
4. Registratie bevestigen via knop ‘combinatie toevoegen’
5. Kies je hoedanigheid, artiest of organisatie
6. You’re in ! :-)
Zie de HANDLEIDING hier
7. zie ook de uitleg over 1bis, lager op deze pagina of via deze link

Wanneer u een account aanmaakt, kan u ook uw eigen organisatie toevoegen, door op de knop ‘combinatie toevoegen’ te klikken of via de knop ‘organisatie toevoegen’.
Dat kan ook via ‘mijn profiel’, —> ‘organisaties’, —> ‘organisatie toevoegen’.
- Indien uw organisatie reeds bestaat - omdat er in het systeem een opdracht met uw organisatie als opdrachtgever werd aangemaakt, kan u deze organisatie aan uw account toevoegen
- U dient als opdrachtgever bij het aanmaken van uw opdrachtgeversaccount het(zelfde) ondernemingsnummer te gebruiken om de account aan te maken.  

Je kan als kunstenaar steeds ook zelf een opdrachtgever toevoegen op basis van het ondernemings of BTW-nummer.
Je vult dat BTW-nummer in het juiste veld (‘informatie opdrachtgever - BTW-nummer’) in het scherm van ‘+ NIEUW - opdracht invoeren’ in en klikt dan op ‘GO’.
Dan klikt dat veld van de opdrachtgever verder open en kan je de opdrachtgever toevoegen.
Let op: het juiste formaat van een BTW nummer is ‘0000.000.000’. (Dus vergeet niet eventueel een 0 toe te voegen voor het BTW nummer).

Werkwijze

1.- Eerst wordt een e-mail notificatie gestuurd (op die manier kan men reageren, bv het bedrag was inclusief btw, enz);
2.- dan wordt er een mail met contract in bijlage gestuurd, zowel naar de opdrachtgever als de kunstenaar;
3.- tot slot wordt er een factuur gestuurd. Die facturatie volgt het maandelijks ritme.
Ter info: Stel dat een of verschillende kunstenaar meerdere opdrachten had(den), dan wordt dat gegroepeerd zodat de opdrachtgever slechts 1 factuur krijgt.
4. Het loon wordt betaald na afsluiting van de maand: Dat wil zeggen dat eerst de maand wordt afgesloten (30e of 31e). Dan starten wij onmiddellijk de verwerking op zelfs als dit een weekend is. Betalingen worden uitgevoerd ten laatste 5 werkdagen volgende op de maand van de afsluiting.

—> De link om door te klikken naar de account, is voor de opdrachtgever een extra service en géén verplichting voor de opdrachtgever om een account te activeren. Dit gezien alle zaken ook steeds als bijlage via mail aan de opdrachtgever worden gestuurd:

Opdracht via de online tool Paypro Form https://form.payproservices.be (of via www.payproservices.be en dan doorklikken naar de Paypro Form)

• zowel de artiest als de opdrachtgever kan via zijn account het detail van de opdracht bekijken;

• de kunstenaar vindt in zijn account naast overeenkomsten ook de C4’s terug;

• de opdrachtgever vindt in zijn account naast de overeenkomsten ook de facturen terug (die worden ook steeds via mail verstuurd, een account aanmaken is dus niet verplicht voor de opdrachtgever);

• facturatie gebeurt na de opdracht en volgt het maandelijkse ritme. (Stel dat een of verschillende kunstenaar(s) meerdere opdrachten had(den), dan wordt dat gegroepeerd zodat de opdrachtgever slechts 1 factuur krijgt);

• per maand wordt de loonberekening gemaakt. (Stel dat een kunstenaar 3 opdrachten had, dan wordt dat gegroepeerd), wij betalen de kunstenaar per maand;

• de berekeningen worden naar het sociaal secretariaat verzonden, nazicht door ons en hen, eventuele correcties indien aangewezen en doorsturen naar bank(en). (Wij werken ook in het weekeinde door om zsm de betalingen te kunnen doorsturen. Banken en sociaal secretariaat werken echter niet in weekends en op feestdagen).

1bis en visum-> visum wordt kunstwerkersattest, zie pagina 1bis-aanvraag

Het kunstenaarsvisum is bedoeld voor personen die niet aan een arbeidsovereenkomst onderworpen zijn maar wel tegen verloning en voor rekening van een opdrachtgever artistieke prestaties leveren aan voorwaarden die lijken op een arbeidsovereenkomst. Vergelijk het met een derde statuut waarbij er toch sociale zekerheid voor werknemers betaald wordt. 

De FOD Sociale Zekerheid schrijft hierover: "voor de kunstenaars die geen klassieke arbeidsovereenkomst hebben. Dit wil zeggen dat niet aan alle essentiële elementen voor het bestaan van een arbeidsovereenkomst is voldaan (prestatie, bezoldiging, band van ondergeschiktheid).
Voorbeeld: een muzikant wordt door een werkgever aangeworven in het kader van een concert. De musicus voert zijn prestatie uit zoals hij het wenst (hij is vrij in zijn keuze van de muziek, de manier waarop hij zijn concert uitvoert, hoe hij zijn tijd besteedt, enz…). In dat geval is er geen band van ondergeschiktheid tussen de kunstenaar en zijn opdrachtgever en in principe dus geen arbeidsovereenkomst. Met het kunstenaarsvisum zal hij toch onderworpen zijn aan de sociale zekerheid voor werknemers. "
Meer info, zie 1bis aanvraag

Rechten

Er zijn de morele rechten die steeds bij de creator van het werk blijven (paterniteitsrecht - recht het vaderschap van het werk op te eisen, integriteitsrecht - het recht te weigeren dat er veranderingen aan het werk aangebracht worden, divulgatierecht - het recht het werk te vertonen of niet te vertonen).

Daarnaast zijn er de commerciële rechten: de (tijdelijke) overdracht of licentie om het werk te laten gebruiken. De auteurswet voorziet niet dat je eeuwigdurend een licentie verleent, vandaar dat de duurtijd voor het verlenen van de licentie dient opgegeven te worden.

Wat dient vermeld te worden?
1. Er dient eerst en vooral een geldige reden te zijn om rechten te betalen: Er dient dus een onderwerp te zijn waarover een licentie kan afgesloten worden. Welke creatie of welk werk (naam) of welke opname is er concreet?
2. Ten tweede:  een reden voor de overdracht van licentie. 
Bijvoorbeeld: “voor het finale vormgeven en bewerking van de film Everything Must Fall”. Licentie voor het gebruik van dit werk voor promotie”
Bijvoorbeeld: “Muziek opname van ‘beautiful mind’. Licentie voor het gebruik van dit werk op website. Duurtijd 1 maand, territorialiteit: België.”
3. ten derde: de duurtijd van de licentie van rechten opgeeft 
(De wet voorziet niet dat je eeuwigdurend een licentie verleent, vandaar dat de duurtijd voor het verlenen van de licentie gevraagd wordt.)
4. Ten vierde de territorialiteit: voor welke landen verleent men de licentie?

De morele rechten blijven steeds bij de creator van het werk: 
paterniteitsrecht - recht het vaderschap van het werk op te eisen, 
integriteitsrecht - het recht te weigeren dat er veranderingen aan het werk aangebracht worden, 
divulgatierecht - het recht het werk te vertonen of niet te vertonen)
Meer info, neem contact op met Artists United, www.artistsunited.be

BTW

Het systeem is zo ingesteld dat het automatisch het juiste percentage kiest conform de functie.

• Bij een podiumkunstenaar is het BTW-tarief zoals vastgesteld door het BTW-wetboek, 6% behoudens de uitzonderingen (bv 21% als het over reclame gaat). 

• Scheppende kunstenaars zijn doorgaans aan 21% BTW onderworpen:
  (6 % : indien aan de voorwaarden voldaan zoals gesteld in KB nr 20, Tabel A, Rubriek XXI, §1 .
  21 % btw indien niet aan de voorwaarden is voldaan zoals gesteld in KB nr 20, Tabel A, Rubriek XXI, §1 :

  “Het verlaagd tarief is eveneens van toepassing :

  1. 1°  op de leveringen van in § 2, 1°, hieronder omschreven kunstvoorwerpen :

     1. a)  die door de maker of diens rechthebbenden worden verricht;

     2. b)  die incidentieel worden verricht door een andere belastingplichtige dan een belastingplichtige wederverkoper wanneer die kunstvoorwerpen door die belastingplichtige zelf zijn ingevoerd of hem zijn geleverd door de maker of diens rechthebbenden of wanneer ze te zijnen gunste het recht op volledige aftrek van de belasting over de toegevoegde waarde hebben doen ontstaan;”)

• 0% is enkel wanneer de opdrachtgever bv buiten Europa is gevestigd.

• IC- 0% is dan de intracommunautaire regeling binnen Europa (Enkel en alleen wanneer deze Europese opdrachtgever een geldig BTW nummer heeft).

• Kosten die worden doorgerekend in het kader van een andere prestatie die als hoofdprestatie geldt. Dan stelt art. 26, eerste lid W.BTW. dat bij leveringen van goederen of dienstverrichtingen btw berekend wordt over alles wat de leverancier van het goed of de dienstverrichter als tegenprestatie verkrijgt of moet verkrijgen. Tot de ‘maatstaf van heffing’ behoren ook de bijkomende kosten die de leverancier van het goed of de dienstverrichter in rekening brengt (bijv. kosten vervoer, kosten van commissie, enz).
  Ook als men de kosten via een andere factuur zou factureren, geldt dit.

—> LET OP: het is niet omdat je in een ander land optreedt in Europa dat de IC-regeling kan toegepast worden: als de opdrachtgever in België is gevestigd kan deze IC-regeling namelijk NIET toegepast worden. 

Vrijgesteld zijn van BTW betekent dat uw organisatie (die dan niet BTW-plichtig is) geen BTW mag aanrekenen of aftrekken.
Dit betekent echter niet dat een leverancier die aan u levert, vrijgesteld is van het aanrekenen van BTW.
De BTW hangt af van de prestatie/dienst die men levert. Vanwaar men de middelen verkrijgt die een VZW verwerft heeft geen belang. (Al kan er uiteraard bij het uitschrijven van een factuur wel of niet BTW van toepassing zijn). De BTW is gelinkt aan het WBTW (Wetboek BTW).

Meer info over BTW, zie aub www.artistsunited.be/nl/faq-advies

KOSTEN, LET OP:
- enkel onkosten die RECHTSTREEKS aan een opdracht kunnen gelinkt worden, kunnen ingebracht worden in de opdracht zelf.
Andere onkosten dien je - indien gewenst - in te brengen in je jaarlijkse belastingaangifte.
- Uiteraard kan men in samenspraak met de opdrachtgevcer onkosten doorrekenen aan de opdrachtgever.
Stel prestatie 250 euro en onkosten 150 euro en je mag die aanrekenen aan de opdrachtgever dan is het totale factuurbedrag 400 euro.
- OF die onkosten dan ook nog eens in de berekening mogen opgenomen worden om als onkost uitbetaald te worden hangt af van gedachtenstreepje 1:
Enkel onkosten die RECHTSREEKS aan een opdracht kunnen gelinkt worden, kunnen ingebracht worden in de opdracht zelf.
Andere onkosten dien je - indien gewenst in te brengen in je jaarlijkse belastingaangifte.

Reisdagvergoeding

= de kosten voor de dagen dat je in het buitenland bent:

- De bedragen zijn verondersteld de kosten van maaltijden en van de andere (kleine) uitgaven te vergoeden. Zij dekken niet de huisvestingskosten en ook niet de verplaatsings- of reiskosten naar het buitenland en terug. Onder kleine uitgaven wordt bijvoorbeeld verstaan het plaatselijk vervoer in het land van bestemming – zoals tram, bus, metro, taxi – drank, versnaperingen, lokale telefoongesprekken en fooien.
- Het volledige bedrag van de forfaitaire verblijfsvergoeding op dagbasis mag als een terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever worden gezien voor elke volle dag van afwezigheid. Daarmee wordt bedoeld een dag tussen twee overnachtingen op buitenlandse opdracht. De dagvergoeding voor de dagen van vertrek en terugkeer wordt enkel voor de helft in aanmerking genomen.
-> Deze bedragen zijn forfaitair en zijn geprogrammeerd in onze online PAYPRO TOOL. 

Stel dat je 4 dagen naar buitenland gaat, waarvan op datum 2/4 vertrek, 3/4 en 4/4 ter plaatse en 5/4 terug: 2 volledige en 2 halve dagen = in totaal 3 volledige reisdagvergoedingen.

Altijd zelfde bedragen?
-> Indien meer dan 30 opeenvolgende kalenderdagen: Verlaagde bedragen

-> Wanneer bepaalde kosten reeds ten laste worden genomen:
Wanneer de huisvestingskosten door de werkgever worden terugbetaald of ten laste worden genomen en deze ook bepaalde maaltijden of kleine uitgaven omvatten, moeten de forfaitaire verblijfsvergoedingen op dagbasis worden verminderd:

• met 15% van de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoeding, voor het ontbijt;

• met 35% van de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoeding, voor het middagmaal;

• met 45% van de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoeding, voor het avondmaal;

• met 5% van de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoeding, voor de kleine uitgaven.

Vakantiegeld

Vergeet je niet aan te melden zodat je je vakantiegeld als kunstenaar ontvangt via de RJV, Rijksdienst voor jaarlijkse vakantie: https://rjv.be/nl/mijn-rekeningnummer-meedelen

Vakantiegeld bedraagt 15,38% op je brutoloon.